Tietosuojaseloste 

 

Tällä tietosuojaselosteella Spolia Design Oy täyttää henkilötietolakia 10 ja 24 §:ä sekä EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) mukaillen velvollisuutensa informoida rekisteröidyille kerättävistä tiedoista sekä rekisteröityjen oikeuksista. Laadittu 28.03.2024.

 

1. Rekisterinpitäjä 

Spolia Design Oy
Merenneidontie 28 D 7
02320 Espoo
Y-tunnus: 3150185–2 

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa 

Mikko Piitulainen
Merenneidontie 28 D 7
02320 Espoo

050 545 9398   

 

2. Rekisterit  

  • Spolia Design Oy:n asiakastieto-, markkinointi- ja yhteistyökumppanirekisteri 
  • Spolia Design Oy:n rekrytointirekisteri 

 

3. Rekisterin pitämisen peruste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Kirjaamme pitämiimme rekistereihin henkilötietoja rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella tai suostumuksen perusteella. Lisäksi kirjaamme potentiaalisten asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden henkilötietoja rekisteriin, oikeutetun etumme mukaisesti. Voimme kerätä tietoja myös julkisista rekistereistä, kuten Kaupparekisteristä.       

Käsittelemme henkilötietoja vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, joita kuluttaja-asiakkaiden kohdalla ovat Spolia Design Oy:n palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, asiakassuhteiden luominen, ylläpitäminen ja hoitaminen sekä Spolia Design Oy:n etämyynnin mahdollistaminen.  

Yritysasiakkaiden edustajien tietoja käsittelemme Spolia Design Oy:n palveluiden ja tuotteiden tarjoamiseksi, sekä asiakassuhteiden luomiseksi, ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi sekä yhteistyön mahdollistamiseksi. Käsittelemme tietoja mahdollisesti myös suoramarkkinointia varten.  

Rekrytointirekisterimme pitää sisällään vastaanottamiamme työ- ja harjoittelupaikkahakemuksia annettuine tietoineen. Käsittelemme rekisterin tietoja ainoastaan rekrytointia varten. 

 

4. Rekisterin tietosisältö 

Keräämme asiakastieto-, markkinointi- ja yhteistyökumppanirekisteriimme seuraavia tietoja 

  • Asiakkaan perus- ja yhteystiedot 
    • Nimi 
    • Osoitetiedot 
    • Puhelinnumero 
    • Sähköpostiosoite 
  • Verkkokaupan tilaus- ja toimitustiedot 
    • Toimitusosoite 
    • Tilausnumero 
    • Tilauspäivä 
    • Tilatut tuotteet ja määrät 
  • Verkkokaupan osto- ja palautustiedot 
    • Maksutapa 
    • Tilauksen vastaanottopäivä 
    • Palautettavat tuotteet ja määrät 
    • Palautuksen syy 
    • Palautuspäivä 
  • Yrityksen tunnistetiedot  
    • Y-tunnus 
    • Maksuasioiden yhteyshenkilön yhteystiedot ja rooli yrityksessä 
  • Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja 
    • Suoramarkkinointikielto 
    • Markkinointi- ja asiakaspalvelutoimenpiteet 

 

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä henkilöillä on alla olevat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjän osoittamalle yhteyshenkilölle osoitteeseen .  Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksen määräämässä ajassa, eli yhden kuukauden kuluessa.   

Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tallentamamme henkilötiedot. 

Oikeus tietojen oikaisemiseen 

Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.  

Vastustamisoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.  

Suoramarkkinointikielto 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin. 

Poisto-oikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien tietojen poistamista rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”), mikäli tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voi poistaa.  

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.  

Suostumuksen peruuttaminen 

Jos rekisteröity koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumuksensa.  

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.  

Valitusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.  

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:  www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html  

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet 

Spolia Design Oy saa rekisteriin tallentamansa tiedot säännönmukaisesti asiakkaalta esimerkiksi sopimuksista, asiakastapaamisista, sähköposteista, puheluista ja sosiaalisen median alustoilta. Lisäksi hyväksymällä Spolia Design Oy:n nettisivujen ja verkkokaupan evästeiden käytön, henkilö antaa luvan tietojensa keräämiseen.  

 

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

Tietoja ei luovuteta markkinointi- tai muihin tarkoituksiin Spolia Design Oy:n ulkopuolelle ilman asianosaisen suostumusta. Voimme asiakkaan suostumuksella julkaista joitakin tietoja, sovittuamme tästä erikseen hänen kanssaan.   

 

8. Käsittelyn kesto 

Kuluttaja-asiakkaat 

Säilytämme kuluttaja-asiakkaan asiakkuuteen liittyviä tietoja sekä osto- ja sopimustietoja asiakassuhteen ajan ja kymmenen (10) vuotta siitä, kun asiakassuhde on päättynyt.  

Asiakasyritysten ja yhteistyökumppaniorganisaatioiden yhteyshenkilöt 

Säilytämme asiakasyrityksen yhteyshenkilön tietoja sen aikaa, kun henkilö toimii yrityksen yhteyshenkilönä, ja aina kolme (3) kuukautta siitä, kun olemme vastaanottaneet ilmoituksen yhteyshenkilön toimen päättymispäivämäärästä.   

Asiakaspalvelutoimenpidetiedot  

Säilytämme asiakaspalvelutoimenpiteisiin liittyviä tietoja, kuten tarjouspyyntöjä ja asiakaspalautteita kymmenen (10) vuotta siitä, kun toimenpide on päättynyt.   

Muut kiinnostuneet henkilöt 

Säilytämme muiden, toiminnastamme, palveluistamme ja tuotteistamme kiinnostuneiden henkilöiden tietoja kuusi (6) kuukautta viimeisestä yhteydenpidosta. 

Kirjanpitoaineisto 

Säilytämme kirjanpitoaineistoon liittyviä tietoja kymmenen (10) vuotta suoritetun palvelu- tai tilausvuoden tilikauden päättymisestä. 

Rekrytointitiedot 

Säilytämme rekrytointitarkoituksiin annettuja tietoja yhden (1) vuoden hakemuksen vastaanottamisesta.   

Suoramarkkinointitarkoituksiin kerätyt tiedot 

Markkinointilistalle rekisteröitynyt henkilö voi poistaa tilauksensa itse jokaisen lähettämämme markkinointisähköpostissa olevan linkin kautta. Poistamme tiedot välittömästi tämän jälkeen.  

 

9. Henkilötietojen käsittelijät 

Rekisterinpitäjä sekä Spolia Designin työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin vain siinä laajuudessa, kuin on tarpeen. 

 

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 

Emme siirrä henkilötietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.  

 

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.  

 

12. Muutokset 

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden päivittää tätä tietosuojaselostetta ilman ennakkoilmoitusta. Merkittävistä, asiakkaitamme koskevista muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme etukäteen. Ajankohtainen versio löytyy aina verkkosivuiltamme.